Ai sensi dell’art. 48 del D.Lgs. 42/2004, la richiesta di autorizzazione deve pervenire alla Soprintendenza con un anticipo di almeno 90 giorni rispetto all’inizio della mostra e deve essere inviata formalmente da parte dell’ente proprietario/detentore dei beni bibliografici richiesti in prestito.
La documentazione da allegare alla richiesta è la seguente:
- richiesta di prestito da parte del soggetto organizzatore della mostra modulistica formato word
- scheda di movimento bene culturale da compilare: una scheda per ogni singola opera modulistica formato word
- progetto scientifico della mostra
- facility report
- elenco dei beni bibliografici con l’indicazione del numero di inventario nonché le fotografie attestanti lo stato di conservazione dei volumi
- polizza assicurativa da chiodo a chiodo, con formula “all risks included” che copra anche il furto con destrezza
- nel caso di prestito di opere di elevato valore assicurativo (pari o superiore a Euro 300.000,00) il soggetto proprietario/detentore deve dichiarare di essere in possesso di una copia di sicurezza, preferibilmente una scansione ad alta definizione, ed eventualmente di un fac-simile
Il rilascio dell’autorizzazione è subordinato all’assicurazione dei beni da parte del richiedente, per il valore indicato nella scheda di movimento bene.
Potrà essere disposto un sopralluogo per valutare lo stato conservativo dei beni richiesti in prestitto ovvero durante l’allestimento.
Si rammenta che per le opere non in buono/ottimo stato di conservazione andrà preventivamente effettuata la procedura di restauro, alla cui pagina si rimanda.
Di norma, il prestito può essere autorizzato per un massimo di 3 mesi al fine di ridurre al minimo il degrado dei documenti determinata dall'esposizione stessa.
Al termine dell'evento, deve essere trasmesso alla Soprintendenza il riscontro dell’avvenuta ricollocazione dei beni nei fondi librari di provenienza e di eventuali danni o perdite subiti dagli stessi.
*Si richiede la compilazione delle schede in formato Word, la successiva conversione delle stesse al formato PDF mediante le funzioni native del sistema operativo in uso e, in ultimo, l’apposizione della firma digitale sul documento (si raccomanda di evitare conversioni e firme in analogico che renderebbero meno agevole la lavorazione della scheda stessa).
