Lo spostamento, anche temporaneo, di beni archivistici e bibliografici è regolato dall’art. 21 c. 2 del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.lgs. n. 42 del 22 gennaio 2004), come modificato con l’entrata in vigore, a partire dal 14 aprile 2026, della Legge 14 marzo 2026, n. 40:
Lo spostamento di beni culturali è preventivamente denunciato al soprintendente, che, entro trenta giorni dal ricevimento della denuncia, può prescrivere le misure necessarie perché i beni non subiscano danno dal trasporto (art. 21 c. 2).
La procedura prevede che i proprietari degli archivi e delle biblioteche degli enti e degli istituti pubblici, nonché dei beni dichiarati di interesse culturale ex art. 13 del D.Lgs. 42/2004, trasmettano alla Soprintendenza preventiva denuncia di spostamento, anche temporaneo, mediante l’apposito modulo scaricabile al presente link. Permangono in capo ai proprietari gli obblighi di corretta e adeguata conservazione dei beni previsti dal Codice.
Lo spostamento dei beni non può essere effettuato prima del termine di 30 giorni dalla predetta denuncia; entro tale termine questa Soprintendenza avrà facoltà di:
· prescrivere le misure necessarie per garantire la tutela del bene durante il trasporto (art. 21, c. 2);
· prescrivere le misure necessarie a garantire la corretta conservazione dei beni nei locali di trasferimento, anche temporaneo, dei beni (art. 20, c. 1);
· ordinare la sospensione del trasferimento o dello spostamento (art. 28 c. 1).
A spostamento avvenuto, l’ente pubblico o il privato proprietario dovranno darne notizia alla Soprintendenza con comunicazione ufficiale a firma del responsabile.
Lo spostamento degli archivi correnti degli enti ed istituti pubblici non è soggetto ad autorizzazione, ma comporta l’obbligo di comunicazione alla Soprintendenza, ai sensi dell’art. 21 c. 3.
Si precisa inoltre che i beni in oggetto non potranno essere trasferiti in possesso o detenzione di soggetti terzi, se non nei limiti e le modalità stabilite dagli artt. 21, c. 1 lett. e) e 59 del D.lgs. 42/2004. Si sottolinea che la conservazione in outsourcing rientra nella fattispecie sopra richiamata ed è tuttora soggetta ad autorizzazione da parte della Soprintendenza competente.
i ricorda che, ex art. 20 c. 2 del D.Lgs. 42/2004 è vietato lo smembramento degli archivi pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell'articolo 13 del medesimo decreto.
i sensi degli artt. 19 e 32 del D.lgs. 42/2004, questa Soprintendenza potrà effettuare in ogni momento ispezioni volte ad accertare l'esistenza e lo stato di conservazione o di custodia dei beni culturali in oggetto e imporre eventuali interventi necessari per assicurare la corretta conservazione di detti beni culturali.
